Sanctions et licenciement, comment rédiger la convocation à un entretien préalable

Principe

• Elle est obligatoire dès lors que l’employeur envisage une sanction ou le licenciement d’un employé, dans le but de recueillir des explications sur les faits reprochés. Un délai de deux mois maximum après la faute est requis.

• Toute omission ou imprécision entraîne une irrégularité de procédure.

Forme

• La convocation doit être écrite et datée. En aucun cas, elle ne peut se faire à l’oral.

• Elle est transmise par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou bien est remise en main propre contre décharge (signature du salarié).

Mentions obligatoires

2 objets possibles :

Sanction disciplinaire : elle doit clairement être mentionnée si elle est envisagée.

Licenciement : il doit impérativement être mentionné s’il est envisagé.

Date, heure, lieu :

Délai minimum : 5 jours ouvrables entre la remise et l’entretien.

On ne compte pas le jour de remise, les dimanches et les jours fériés.

Report, si la fin de délai tombe un de la mairie ou samedi, un dimanche de l’inspection ou un jour férié.

Assistance :

Pour une sanction disciplinaire : un salarié du personnel.

Pour un licenciement : un personne appartenant au personnel ou un conseiller du salarié.

Indiquer les adresses de la mairie ou de l’inspection du travail, selon le lieu de l’entretien.

Points de vigilance :

Vérifier la réception effective de la convocation (erreur postale = irrégularité).

Prévoir une marge pour les délais d’acheminement LRAR.

Ne jamais annoncer la décision dans la convocation.

Contrôler les adresses de la mairie ou/et de l’inspection du travail (elles peuvent évoluer).

Les points à retenir

Lettre écrite, datée, en recommandé avec accusé de réception ou remise en main propre

Délai : 5 jours ouvrables minimum

Objet clair et conforme au type de sanction

Assistance mentionnée correctement

Respect strict des modalités = procédure régulière