Tribune d’Olivier Javel : Législation, anticiper et gérer les contrôles

Comment se déroule un contrôle ?

Les contrôles Urssaf peuvent être déclenchés de manière aléatoire à la suite d’un signalement ou dans le cadre d’une campagne de contrôle ciblée sur un secteur d’activité ou une typologie d’entreprises. L’attention de l’organisme de recouvrement est souvent attirée dans les situations suivantes :

-Après un redressement fiscal

-A la suite d’un signalement

-Lorsque l’entreprise est suspectée de travail dissimulé

-Lorsque des anomalies ou étrangetés ont été découvertes dans les déclarations sociales ;

On distingue deux types de contrôles : les contrôles inopinés destinés notamment à lutter contre le travail dissimulé et les contrôles programmés. Ces derniers contrôles peuvent se dérouler dans les locaux du cotisant ou, pour les petites entreprises, dans les locaux des Urssaf.

Les contrôles programmés

Ces contrôles se déroulent selon une procédure établie qui peut être consultée sur un document intitulé la «charte du cotisant contrôlé». Par lettre recommandée 30 jours au moins à l’avance, l’entreprise est informée de la visite prochaine d’un inspecteur de l’Urssaf. Cet avis de contrôle va énumérer une liste de documents et d’informations nécessaires aux opérations de contrôle que le cotisant devra préparer. Le plus souvent les pièces sollicitées sont: le kbis et les statuts de la société; les transactions et jugements; les bulletins de salaire, contrats de travail et tout document ou support permettant de reconstituer les éléments de paie intégrés dans la déclaration sociale nominative; les justificatifs de frais; et les livres comptables et les fichiers des écritures comptables …

La prescription étant de trois ans en matière de droit de la sécurité sociale, les contrôles portent souvent sur cette même durée. Lors de la visite, l’inspecteur examine les documents et peut poser des questions pour clarifier certains points. Il peut également demander des documents complémentaires s’il l’estime opportun. À l’issue de chaque contrôle, un document daté et signé, intitulé « Lettre d’observations » est envoyé au cotisant. En cas de redressement, la lettre d’observations précise les motivations du redressement et les montants réclamés.

Le cotisant dispose d’un délai de 30 jours pour répondre à la lettre d’observations et éventuellement faire part de son désaccord avec tout ou partie des constats. En cas d’absence de réponse, l’URSSAF est autorisée à entamer le processus de recouvrement. Il est donc vital de répondre à la lettre d’observations dans les délais. En cas de redressement conduisant à constater des sommes à payer un document intitulé « mise en demeure » est envoyé au cotisant, dans lequel seront notamment mentionnés au titre des différentes périodes annuelles contrôlées, les montants définitivement arrêtés par l’organisme de recouvrement. Le redressement peut être contesté devant la commission de recours amiable et le cas échéant devant le tribunal judiciaire.

Les contrôles inopinés

L’inspecteur se présente sans préavis dans les locaux de l’entreprise. Cette méthode permet de découvrir des pratiques irrégulières qui pourraient être dissimulées lors de contrôles annoncés. Ce type de contrôle est un outil essentiel dans la lutte contre le travail dissimulé et la fraude sociale.

Prévenir un redressement

Il est vital de conserver l’intégralité des preuves qui permettront de justifier les diverses sommes qui ont échappé au paiement des cotisations normalement recouvrées par l’Urssaf (notamment les frais professionnels). En cas de doute sur la législation, le rescrit social permet d’interroger l’Urssaf sur situation circonstanciée.

La réponse donnée par l’Urssaf est opposable à l’ensemble des organismes de recouvrement, tant que la législation ou la situation décrite dans votre demande n’ont pas été modifiées.

Durant le contrôle

Il est préjudiciable de s’opposer à la visite de l’inspecteur ou de faire obstacle à l’accomplissement de ses fonctions, puisque l’Urssaf n’hésitera pas à prononcer une pénalité financière. Enfin, il est préférable de désigner un interlocuteur compétent pour échanger avec l’inspecteur de l’Urssaf et de se faire conseiller par un avocat pendant le contrôle.

Olivier JAVEL

Avocat à la Cour – 1792 Avocats